Arbeidsmiljøundersøkelse

Referanse/kilde: Questalyze HR/HMS - Arbeidsmiljø

Du må stille følgende krav til en medarbeiderundersøkelse som skal måle og analysere arbeidsmiljøet i bedriften din

1. Undersøkelsen må måle arbeidsmiljøfaktorer med betydning for jobbtrivsel og yteevne m.m., som f.eks jobbkrav, rolleforventninger, kontroll i arbeidet, forutsigbarhet i arbeidet, mestring av arbeidet, sosialt samspill, ledelse, organisasjonsklima, arbeidets viktighet og engasjement i organisasjonen
2. Spørsmålene må være spesifikke
3. Spørsmålene må være testet og validert
4. I analysen må arbeidstakernes svar kunne sammenlignes med arbeidstakere i andre organisasjoner (i anonymisert form, selvsagt)
5. I analysen må det kunne gjøres en kvalifisert analyse av arbeidstakernes engasjement i arbeidet, tilfredshet i arbeidet, følelsesmessig utmattelse og symptomer på mistrivsel
6. Medarbeidertilfredshet bør fremgå av analysen både på organisasjonsnivå og avdelingsnivå/gruppenivå
7. Systemet som brukes bør ha en guide for praktisk gjennomførelse av arbeidsmiljøundersøkelse fra A til Å
8. Undersøkelsen bør finnes på de språkene som er aktuelle
9. Rapportene/dataene tilknyttet medarbeiderundersøkelser må være ekstra godt sikret mot at enkelpersoners svar blir identifisert. For eksempel skal det ikke være mulig å ta ut en rapport/analyse før minst fire-fem medarbeidere har avgitt svar
10. Anonymitet må sikres: Det må også være teknisk umulig å koble avgitte svar opp mot faktorer som kan identifisere enkeltpersoner (som f.eks. IP-adresse m.m.)

Metodikk - trinn for trinn

Viktige faktorer for at en arbeidsmiljøundersøkelse skal være vellykket

• Forankring gjennom støtte fra toppledelsen
• God planlegging
• Grundige informasjonsprosedyrer i forkant av undersøkelsen
• Et akseptabelt spørreskjema, fokus på avdeling
• Fast prosedyre for tilbakemelding i organisasjonen
• Hensiktsmessige rapporter og analyse
• Rask tilbakemelding etter at undersøkelsen er gjennomført
• Ansvarliggjøring av linjeledere

Forutsetninger for vellykket kartlegging av arbeidsforholdene
Virksomheten skal sørge for at alle forhold ved kartleggingen er avtalt mellom ledelse/eiere og ansatte. Dette er viktig for å sikre tilstrekkelig deltakelse.

Følgende gjelder særlig når arbeidsmiljøundersøkelsen utføres av en ekstern part/virksomhet:

• Avtaler vedr taushetsplikt og konfidensialitet må etableres
• Bakgrunnsinformasjon om organisasjonen må videreformidles til utførende part

Trinn 1: Planlegging

Planleggingsfasen bør inneholde følgende punkter:

A. Prosjektleder og andre roller og arbeidsoppgaver fordeles

B. Forankring i organisasjonen

• Informasjon gis til: toppledere og enhetsledere, tillitsvalgte, verneombud og medarbeiderne
• Mål og hensikt avklares med toppledelsen
• Omfang, kostnader og prosjektplan godkjennes av toppledelsen
• Konkrete planer for gjennomføring og oppfølging utarbeides
• Rapporteringsstruktur gjennomgås, hvem rapporterer til hvem (særlig dersom ekstern utfører)

C. Kartlegging/innsamling av data

• Praktisk tilrettelegging (hvordan skal de ansatte svare på undersøkelsen; fra Jobb-PC, utplasserte PC-stasjoner, hjemme, papirskjema?)
• Gjennomgang av organisasjonen (særlig dersom ekstern utfører)
• Svarfrister og purrerutiner

D. Oppfølging: Tilbakemelding av resultater

• Informasjon
• Avdelingsvise møter
• Opplæring og støtte

Trinn 2: Informasjon om den kommende medarbeiderundersøkelsen

Informasjon er viktig for å sikre tilstrekkelig deltakelse. For lav deltakelse undergraver undersøkelsens pålitelighet og validitet/gyldighet.

Respondentens motivasjon er en viktig faktor for at kartleggingen skal bli vellykket. Å sende ut spørreskjemaene er enkelt i seg selv, men dersom respondentene ikke er motiverte, ikke forstår eller ikke aksepterer formålene for undersøkelsen, så vil svarprosenten trolig bli lav.

Beslutningstakere/avdelingsledere i organisasjonen må informeres om undersøkelsen på forhånd. Dette er ikke minst viktig fordi det er de som skal (bør) ta ansvaret for handlingsplanene ute i avdelingene etter at undersøkelsen er gjennomført og resultatet/analysen er fremlagt. Her finnes likevel noen unntak.

Trinn 3: Kartlegging - innsamling av data

Selve spørreundersøkelsen gjennomføres på følgende måte:

1. Innsamling av epost-adresser
2. Opprette spørreskjemaet
3. Utsendelse/distribusjon av spørreundersøkelsen
4. Påminnelser/purringer (om nødvendig)

Trinn 4: Tilbakemelding av resultater. Handlingsplaner

Etter at spørreundersøkelsen er gjennomført skal en raskest mulig gi tilbakemelding til organisasjonen om resultatet av undersøkelsen, drøfte resultatene og lage handlingsplaner som skal settes ut i livet i neste fase.

Stikkordene her er:

• Rapporter/arbeidsmiljøanalyser på organisasjons- og avdelingsnivå kjøres ut fra Questalyze HR/HMS
• Bli fortrolig med hva analysen forteller deg
• Resultatet presenteres til de ansatte
• Drøft resultatet på organisasjons- og avdelingsnivå
• Lag handlingsplaner
• Beslutninger om tiltak planlegges og iverksettes

Trinn 5: Gjennomføring av tiltak i organisasjonen

Nå står gjennomføring av tiltakene i organisasjonen/de ulike avdelingene for tur.

Som tommelfingerregel bør avdelingslederne/linjelederne stå ansvarlig for dette, gjerne med overordnet oppfølging fra HR/HMS's side.

Trinn 6: Evaluering av virkninger

På dette stadiet er handlingsplanene satt ut i livet og en ønsker å evaluere resulatet.

Tidsperspektivet fra start til evaluering kan variere mye fra virksomhet til virksomhet, det kommer an på hvor mye tid og ressurser en har brukt på endringene og ikke minst på hva/hvilke deler av arbeidsmiljøet som fikk "gult" eller "rødt" lys.

Vanligvis anbefales det at det kjøres en ny spørreundersøkelse nå for å evaluere virkningene, men å kjøre en arbeidsmiljøundersøkelse noe særlig oftere enn en gang i året skal en være forsiktig med. For hyppige gjentakelser kan virke irriterende og frustrerende på en del deltakere, som igjen kan føre til reduksjon av antall medarbeidere som deltar i undersøkelsene.

Mer informasjon om arbeidsmiljøundersøkelser / medarbeiderundersøkelser?

Ta kontakt om du ønsker å vite mer om gjennomførelse og analyse av arbeidsmiljøundersøkelser.